Краткое содержание Getting Things Done

Итак, что же это за удивительная методика/книга такая? Такая поразительная и переставляющая все с головы на ноги, что многие тысячи людей, воспользовавшись ей, избавились от непреходящего стресса, связанного с ежедневным катастрофическим цейтнотом, стали все успевать и даже нашли в своей жизни бездну свободного времени? Звучит как чудо или очередная нелепая панацея от всех бед, но в отличие от множества методик управления временем Getting Things Done действительно работает. Причин тому несколько, но главная – в том, что GTD позволяет органично и безболезненно «внедрить» себя в жизнь любого человека, не прибегая к болезненным и неприятным нововведениям вроде железного расписания или персонального секретаря. По сути, это набор мыслительных техник, каждая из которых направлена на избавление мозга от перегрузки ненужной информацией и концентрации на текущей задаче. Поразительно, но этот подход позволяет существенно повысить эффективность работы – мозги больше не работают «вхолостую», в миллионный раз прокручивая внутри себя план предстоящих действий.

Кажется, мы немного ушли в конкретику, вернемся к общему плану. Книга Дэвида Алена появилась в результате компиляции его многолетнего опыта на ниве time management’а и мгновенно стала популярной во всем мире. Электронную версию можно скачать отсюда, есть и черновой русский перевод.

Данный текст &mbsp; это краткое изложение содержания системы GTD. Источник: краткое содержание системы GTD (англ.), перевод.

Главное

  • Соберите все дела, которые вы хотите сделать в единую надежную систему вне вашей головы и разума.
  • Приучите себя всегда иметь план текущих действий, который можно воплотить в жизнь немедленно или при желании пересмотреть в любой момент.

Итоги и действия

  • Опишите в одном предложении предполагаемый успешное разрешение проблемы или ситуации.
  • Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед.

Горизонтальный и вертикальный контроль (Выгоняем дела из мозгов и приводим их в порядок)

  • Горизонтальный контроль поддерживает слаженность и взаимосвязь всех задач, в которые вы вовлечены.
  • Вертикальный контроль необходим для отслеживания проектов и отдельных задач

Пять стадий хода работ (Горизонтальный контроль)

  • Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)
    • Выбросьте все из головы
    • Минимизируйте количество хранилищ.
      • Контейнер бумаг
      • Блокноты
      • Электронные записи
      • Голосовые записи
      • E-mail
  • Регулярно опустошайте эти хранилища
  • Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать
    • Что это за задача?
    • Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)
      • Нет 
        • Выбросить.
        • Делегировать
        • Отложить
        • В список «Когда-Нибудь-Возможно»
        • В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди)
        • Ссылка (Ссылкой должна быть информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)
    • Да 
      • Каким должно быть следующее действие?
      • Совершить действие
      • Передать другому
      • Отложить
      • Проект (все, что требует более одного шага для своего выполнения)
      • Отслеживание доступных действий
      • Список проектов
      • Хранилище или папка для списка проектов и сопутствующих материалов
      • Календарь (для действий, привязанных ко времени)
      • Список напоминалок о следующих действиях
      • Список напоминалок о вещах, которые вы ждете
  • Сформируйте результаты
  • Пересмотрите альтернативы
  • Сделайте
    • Выбор совершаемых действий
      • Контекст
      • Доступное время
      • Доступная энергия
      • Приоритет

Еженедельный обзор

  • Еженедельный обзор
    • Свободные бумаги
      • Визитки, рецепты и т.д. – в контейнер для обработки
    • Обработайте свои записки
    • Календарь за прошедшую неделю
      • Обзор оставшихся действий, ссылок и т.д.
    • Календарь будущих событий
    • Освободите голову
      • Записывайте все новые проекты, действия и т.д.
    • Обзор списка проектов и важных итогов
      • Убедитесь, что для каждого элемента существует как минимум одно ключевое действие
    • Обзор списка следующих действий
      • Зачеркивание завершенных и обзор списка напоминаний о следующих действиях
    • Обзор списка «Ожидание»
      • Записываем действия, необходимые для вывода событий из данного списка. Вычеркиваем уже полученное.
    • Обзор оставшихся значимых списков
    • Обзор списка «Когда-нибудь-возможно»
      * Проверка всех проектов на способность стать активными с последующим переносом таких в «Проекты». Удаление неактуальных элементов.
    • Обзор «Незаконченного» и сопутствующих материалов
      • Просмотр всех сопутствующих материалов для того, чтобы заметить все новые действия, исходы и «заторы».

Шестиуровневая модель обзора собственной работы

1. Текущие действия

2. Текущие проекты

3. Зоны ответственности

4. Цели 1–2 лет

5. Видение 3–5 лет

6. «Большая картинка» – цели всей жизни

Проекты – четко определенные итоги и последовательные действия, приближающие его к завершению Горизонтальный фокус – надежная система «напоминалок» с регулярным ее «перетряхиванием» Вертикальный фокус – планирование «на обрывке бумаги».

Пять шагов, позволяющих завершить любую задачу или Планирование проектов.

1. Определение целей и основ

2. Видение исхода

3. Мозговой штурм

4. Организация

5. Нахождение следующих действий

Пять фаз техники натурального планирования

1. Цели/основополагающие принципы (Почему мы это делаем?)

2. Миссия/образ/цели/удачный исход (как будет выглядеть безоговорочный, сумасшедший успех? На что он будет похож?)

3. Мозговой штурм (Как мы это сделаем?)

  • Посмотреть на проект из точки его завершения
  • Нарисуйте образ сумасшедшего успеха (уберите подальше всякие «Да, но»
  • Соберите вместе все свойства, аспекты и качества, какие только можно придумать.

4. Организация (Находим компоненты, субкомпоненты, последовательности, события и/или приоритеты. Что должно произойти и в каком порядке? Когда мы будем это делать вот эти вещи?)

5. Следующие действия (Откуда начнем?) «Если проект выброшен из головы – планирование было эффективным. Если он до сих пор болтается там – продолжайте применять эту модель до полного очищения»

Учетная система

  • Учет должен быть мгновенным и легким
    • Единая система
      • Рассмотрите алфавитный принцип упорядочивания если не нуждаетесь в особом методе учета
      • Уменьшите количество мест, где нужную информацию найти нельзя (Должно быть максимум пять или шесть мест, где можно найти требуемое. Не больше)
      • Сортируйте по теме, проекту, личности или компании
  • Приобретайте качественные механизмы. Избегайте подвесных папок
  • В случае подвесных папок:
    • Помечайте папки, а не кронштейны
    • Одна папка – один кронштейн
    • В вашей системе всегда должны быть свободные кронштейны пустая папка в самом начале полки.
    • Очищайте папки ежегодно
    • Поощряйте организацию Дней Очистки Мусора

Работаем с «неприемлемыми соглашениями»

1. Снизьте планку

2. Сделайте это

3. Пересмотрите соглашение.


Итоги

  • Храните всю информацию вне вашей головы
  • Планируйте действия и итоги сразу после того, как события появились на горизонте, не позже.
  • Регулярно пересматривайте и обновляйте список незаконченных дел в работе и жизни.

Любая непонятная мелочь должна быть обработана по следующему алгоритму:

  • Мне это не нужно = в корзину!
  • Я хочу выяснить, что это значит для меня = в контейнер «Входящие»
  • Мне может быть полезна данная информация = ссылка
  • Я использую это = оборудование или ресурс
  • Когда я смогу сдвинуть это с места, я хочу видеть, как = напоминалка о следующем действии
  • Мне нужно напомнить себе об этом промежуточном итоге = список проектов, просматриваемый еженедельно
  • Мне нужно это, когда я обращаюсь к проекту = сопутствующие материалы
  • Я хочу сделать когда-нибудь в будущем = список «когда-нибудь-возможно»
  • Я хочу сделать это в будущем, в определенное время = заметка в календаре.
  • Я хочу достигнуть этого «Серьезного» итога = цель, обозреваемые достаточно редко
  • Кто-то другой делает что-то, о чем я беспокоюсь = пункт в списке «ожидание», еженедельный обзор
  • Нужно рассмотреть это при выполнении некоторых периодических действий – пункт в контрольном списке.

На этом все. Непонятно, мутно, запутанно? Честно говоря – мне тоже так кажется :) Но это только потому, что весь этот длинный запутанный список – лишь краткая выжимка книги Аллена, которая и содержит в себе объяснение всех этих «контрольных списков», «когда-нибудь-возможно» и прочих «ссылок». Однако печалиться и ставить крест на методике только по причине того, что вы: а) ненавидите читать с экрана или б) ненавидите читать по-английски – совершенно не стоит.

GTD основана на очень здравых принципах и действительно помогает вести более сбалансированную, цельную и продуктивную жизнь. Конечно, освоение GTD требует достаточно серьезных усилий и готовности многое менять в своей жизни. И все-таки полезный эффект намного перекрывает потраченное время и усилия. В Москве РТД регулярно организует очные двухдневные тренинги "Как разобраться с делами" по методике Getting Things Done.

Информация о тренингах и запись на сайте Путь Апгрейда

Ждём вас!

 


Рекламные ссылки:


ДОСКА ОБЪЯВЛЕНИЙ
Авторизация





Забыли пароль?
Вы не зарегистрированы. Регистрация
Яндекс.Метрика